この記事について。
この記事は、中央経済社『旬刊経理情報』2024.7.10(No.1715)に掲載された、
遠藤武（えんどう・たける）による『経理業務に役立つ生成AIの活用と付き合い方』の解説記事です。
ChatGPTの使い方で、業務フローや業務マニュアルの作り方について、「#聞いてみた」過程と結果について、編集の都合で載せきれなかった箇所を要素を載せています。
（Claudeについても、状況に応じて追記します。）
「解説記事」と書いていますが、実際に生成AIに聞いてみたことを実況中継しています。つまり「解説＝実際に使ってみた事例＋使うためのヒント」ということです。
単に「生成AIを使ってみた実況中継」だけでなく、「自分から実際に使ってみようかな」という観点で読んでみてくださいね。
（「旬刊経理情報」誌のURLから来た方へ）
普段、ボックスコックスネット内で記事を毎日投稿しています。
FP&Aなど、誌面で連載している内容に関連する記事は、以下をご覧ください。
遠藤武の自己紹介については、以下をご覧ください。
ChatGPT-4oに、経理の業務フローを聞いてみた。
実際の仕事で「何から手をつけよう？」という場合でも、まずは気楽に対話してみましょう。
太字の赤色が、聞いてみた部分、
引用箇所が、ChatGPT-4oの回答です。
（すべて、実際に聞いてみた内容と、実際に答えてくれた回答の内容を記載しています）
【聞いてみた】
経理の業務フローを作成することは可能ですか
【ChatGPTの回答】
もちろんです。経理の業務フローを作成するには、以下のような一般的な手順があります。具体的な業務内容や企業の規模によって多少の違いはありますが、基本的な流れは以下の通りです。
- 取引の発生
- 売上の記録
- 購入の記録
- その他取引の記録
- 仕訳
- 各取引を仕訳帳に記入
- 証憑書類の整理
- 領収書、請求書などの証憑書類を整理・保管
- 勘定科目の確認と修正
- 仕訳帳から総勘定元帳に転記
- 勘定科目ごとの残高を確認
- 試算表の作成
- 試算表を作成し、残高の確認
- 決算処理
- 決算整理仕訳を記入
- 決算報告書の作成
- 税務申告
- 法人税、消費税などの申告
- 財務諸表の作成と公開
- 貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などを作成
- 必要に応じて公開
これらのステップを業務フローとして図示すると、業務の流れがより明確になります。具体的なフローチャートを作成したい場合は、詳細な情報を提供していただければ、カスタマイズしたフローを作成することも可能です。どのような内容を含めたいか教えていただけますか？
パッと上記のスクリプトが出てきました。
思いついたことを何となく尋ねただけですが、一瞬で出てきます。
これを軸に、
【また聞いてみた】
ありがとうございます。上記を踏まえ、一般的な経理のフローチャートを作ることは可能でしょうか
【ChatGPTの回答】
はい、一般的な経理のフローチャートを作成することは可能です。以下に、前述のステップを基にした一般的な経理のフローチャートの構成を示します。
- 取引の発生
- 売上の記録
- 購入の記録
- その他取引の記録
- 仕訳
- 各取引を仕訳帳に記入
- 証憑書類の整理
- 領収書、請求書などの証憑書類を整理・保管
- 勘定科目の確認と修正
- 仕訳帳から総勘定元帳に転記
- 勘定科目ごとの残高を確認
- 試算表の作成
- 試算表を作成し、残高の確認
- 決算処理
- 決算整理仕訳を記入
- 決算報告書の作成
- 税務申告
- 法人税、消費税などの申告
- 財務諸表の作成と公開
- 貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などを作成
- 必要に応じて公開
これらのステップを視覚的に整理したフローチャートを作成します。
少々お待ちください。
ここで出てきたフローチャートの画像は、よくわからない謎画像でした。
何度やりとりしてもフローチャートは無理そうだったので、経理のフローチャートは中断。
業務マニュアルを作ることにしてみました。
ChatGPT-4oに、経理の業務マニュアルを作ってもらった。
業務マニュアルは、このような具合に聞いてみました。
業務フローの【また聞いてみた】の要素からChatGPTが答えてくれた内容を引用しています。
【聞いてみた】
以下のテキストから、それぞれの標準的な業務マニュアルを作成してもらえますか。
1. 取引の発生
• 売上の記録
• 購入の記録
• その他取引の記録
2. 仕訳
• 各取引を仕訳帳に記入
3. 証憑書類の整理
• 領収書、請求書などの証憑書類を整理・保管
【ChatGPTの回答】
はい、それぞれの標準的な業務マニュアルを以下に示します。
1. 取引の発生
売上の記録
- 取引内容の確認
- 顧客からの注文書や契約書を確認します。
- 売上伝票の作成
- 売上伝票に必要な情報（顧客名、商品名、数量、価格、日付など）を記入します。
- 売上の記帳
- 売上伝票の内容を売上帳に記入します。
- 請求書の発行
- 顧客に対して請求書を発行し、送付します。
購入の記録
- 仕入れ内容の確認
- 仕入れ先からの納品書や請求書を確認します。
- 仕入れ伝票の作成
- 仕入れ伝票に必要な情報（仕入れ先名、商品名、数量、価格、日付など）を記入します。
- 仕入れの記帳
- 仕入れ伝票の内容を仕入れ帳に記入します。
- 支払い処理
- 支払いが必要な場合、支払い手続きを行います。
その他取引の記録
- 取引内容の確認
- その他の取引（雑費、経費など）の内容を確認します。
- 取引伝票の作成
- 取引伝票に必要な情報（取引相手、内容、金額、日付など）を記入します。
- 取引の記帳
- 取引伝票の内容を該当する帳簿に記入します。
2. 仕訳
各取引を仕訳帳に記入
- 伝票の確認
- 各取引に関する伝票（売上伝票、仕入れ伝票、取引伝票など）を確認します。
- 勘定科目の決定
- 各取引の内容に応じて適切な勘定科目を選定します。
- 仕訳の記入
- 各取引を二重仕訳方式に従って仕訳帳に記入します（借方、貸方、金額、勘定科目、日付など）。
- 仕訳の確認
- 記入した仕訳の内容を再確認し、誤りがないかチェックします。
3. 証憑書類の整理
領収書、請求書などの証憑書類を整理・保管
- 証憑書類の収集
- 各取引に関連する証憑書類（領収書、請求書、納品書など）を収集します。
- 証憑書類の分類
- 証憑書類を種類ごとに分類し、日付順または取引順に整理します。
- 保管の準備
- 各証憑書類に関連する伝票番号や仕訳番号を記入し、ファイリングします。
- 証憑書類の保管
- 整理した証憑書類を適切な場所に保管します。一般的には、ファイルボックスやキャビネットに保管します。
- 保管期間の管理
- 各証憑書類の法定保管期間を確認し、必要な期間保管します。保管期間が過ぎた書類は適切に処分します。
上記の業務マニュアルを参考に、経理業務を効率的かつ正確に行うことができます。必要に応じて、各ステップの詳細や具体的な手順をさらに追加してカスタマイズすることも可能です。
なかなか良い具合に出てきましたね。もちろん、実際には企業ごとに異なるため、ちゃんとローカライズしていく必要ありますが。
ChatGPT-4oに、営業活動の業務フローを作ってもらった。
ここで、経理から離れ、営業活動の業務フローも聞いてみることにしました。
内容はいかほどでしょう？
【聞いてみた】
ありがとうございます。 営業活動の業務フローを出すことも可能でしょうか？
【ChatGPTの回答】
もちろんです。営業活動の業務フローの一般的な例を以下に示します。具体的な内容や企業の業務内容によって異なる場合がありますが、基本的な流れは次の通りです。
営業活動の業務フロー
- 見込み客のリストアップ
- 潜在顧客のリストを作成する
- マーケティングデータベースや過去の取引データを活用する
- アプローチ計画の作成
- アプローチ方法（電話、メール、訪問など）を決定する
- 営業担当者ごとに割り当てを行う
- アプローチ
- 見込み客に連絡を取る
- ニーズのヒアリングと情報収集を行う
- 商談の設定
- 見込み客と面談の日程を調整する
- 必要な資料やプレゼンテーションを準備する
- 商談の実施
- 顧客のニーズに基づいて提案を行う
- 質疑応答を通じて詳細を説明する
- 見積書の作成と提出
- 顧客の要望に基づいて見積書を作成する
- 見積書を顧客に提出し、確認を取る
- 契約の締結
- 契約書を作成し、顧客に送付する
- 契約内容を確認し、署名をもらう
- 注文の処理
- 顧客からの注文を受け付ける
- 注文内容を確認し、社内システムに入力する
- 商品の発送またはサービスの提供
- 商品を梱包し、発送する
- サービスの場合は、提供準備を整える
- フォローアップ
- 顧客に対してフォローアップの連絡を行う
- 満足度の確認や追加のニーズをヒアリングする
- 顧客データの管理
- 取引情報や顧客情報をシステムに入力し、更新する
- 顧客データベースを整備し、次回のアプローチに備える
これらのステップを業務フローとして図示すると、営業活動の流れがより明確になります。具体的なフローチャートを作成したい場合は、詳細な情報を提供していただければ、カスタマイズしたフローを作成することも可能です。どのような内容を含めたいか教えていただけますか？
仕組み化の範囲に、営業やマーケティングもありますが、これはなかなか良い具合です。
ChatGPT-4oに、潜在顧客のリスト作成を聞いて掘り下げた。
もう少し掘り下げて、上記の一番上にある「潜在顧客のリスト」作りを聞いてみましょうか。
【聞いてみた】
ありがとうございます。
上記の「潜在顧客のリスト作成する」について、掘り下げた内容が知りたいです。
詳細について、出来る限り多くの方法をリストアップしていただけますか。
【ChatGPTの回答】
潜在顧客のリストを作成する際には、さまざまな方法を活用して幅広い見込み客を特定し、アプローチすることが重要です。以下に、潜在顧客のリスト作成に役立つ詳細な方法をリストアップします。
潜在顧客のリスト作成方法
1. マーケティングデータベースの利用
- 既存の顧客データベースの活用：既存の顧客データベースから、過去の購入履歴や問い合わせ履歴を分析し、再アプローチが可能な潜在顧客を抽出する。
- 外部データベースの購入：業界特化のマーケティングデータベースを購入し、新規の潜在顧客リストを作成する。
2. ウェブサイトの分析
- ウェブサイト訪問者のトラッキング：ウェブ解析ツール（Google Analyticsなど）を使用して、ウェブサイトの訪問者を特定し、コンタクト情報を収集する。
- リードキャプチャーフォームの設置：ウェブサイト上に問い合わせフォームやニュースレター登録フォームを設置し、訪問者の情報を収集する。
3. ソーシャルメディア
- ソーシャルメディア広告：ターゲティング広告を利用して、特定の属性や興味を持つユーザーをリストに追加する。
- ソーシャルリスニング：ブランド名や関連キーワードのモニタリングを行い、関心を示しているユーザーを特定する。
4. イベントと展示会
- 展示会やイベントの参加者リスト：業界関連の展示会やセミナーに参加し、名刺交換やアンケートを通じて潜在顧客の情報を収集する。
- ウェビナーやオンラインイベント：自社でウェビナーを開催し、参加者の情報を取得する。
5. コンテンツマーケティング
- ホワイトペーパーやEブックの提供：ダウンロード可能な資料を提供し、ダウンロード時にコンタクト情報を収集する。
- ブログや記事の購読リスト：ブログやニュースレターの購読を促し、購読者の情報を収集する。
6. パートナーシップと紹介
- ビジネスパートナーとの協力：パートナー企業から紹介を受け、潜在顧客リストに追加する。
- 紹介プログラムの実施：既存顧客からの紹介を奨励し、紹介された顧客をリストに追加する。
7. オンラインディレクトリとリスト
- 業界特化のオンラインディレクトリ：業界のオンラインディレクトリを参照し、企業リストを作成する。
- LinkedInなどのビジネスネットワーク：LinkedInなどのビジネスネットワークでターゲット企業や担当者を特定する。
8. 電話と直接訪問
- 電話調査：ターゲット企業に対して電話調査を行い、担当者の情報を収集する。
- 直接訪問：ターゲット地域を訪問し、直接アプローチする。
9. アンケートと調査
- オンラインアンケートの実施：オンラインアンケートを実施し、回答者の情報を収集する。
- 郵送アンケートの実施：郵送アンケートを送り、回答者からの情報を得る。
10. 広告とキャンペーン
- デジタル広告：Google AdsやFacebook Adsなどのデジタル広告を利用し、クリックしたユーザーの情報を収集する。
- オフライン広告：雑誌や新聞の広告を通じて問い合わせを促し、情報を収集する。
これらの方法を組み合わせることで、より効果的に潜在顧客のリストを作成し、ターゲット市場へのアプローチを強化することができます。具体的な業務内容やターゲット顧客の特性に応じて最適な方法を選択し、実践することが重要です。
かなり具体的な要素が出てきました。もっと具体的に聞いてみましょうか。
【聞いてみた】
ありがとうございます。
「紹介プログラム」について、想定される業務フローが知りたいです。
・キャリア10年以上のベテラン営業マンが4割
・キャリア10年未満のジュニア営業マンが6割
という前提で、業務フローを作っていただけますか。
【ChatGPTの回答】
紹介プログラムの業務フローを、ベテラン営業マン（キャリア10年以上）とジュニア営業マン（キャリア10年未満）を考慮して作成します。この業務フローは、効果的な紹介プログラムを実施し、営業活動を強化するための手順を示しています。
紹介プログラムの業務フロー
1. プログラムの設計と準備
- 目標設定
- プログラムの目的と目標を明確に設定する（例：紹介数の増加、成約率の向上）。
- インセンティブの決定
- 紹介を促進するためのインセンティブ（報酬、ボーナス、特典など）を決定する。
- プログラムのルール作成
- 参加条件、紹介方法、インセンティブの受け取り方法など、プログラムの詳細なルールを作成する。
- ツールとシステムの準備
- 紹介情報を管理するためのシステムやツールを準備する（CRMシステムの設定など）。
2. 営業チームへの周知とトレーニング
- プログラムの説明会
- 営業チームに対してプログラムの概要と目的を説明する。
- ベテラン営業マンの役割
- ベテラン営業マンに対して、プログラムのリーダーシップを取るよう依頼し、ジュニア営業マンの指導役としての役割を与える。
- ジュニア営業マンのトレーニング
- 紹介の重要性と効果的な紹介方法について、ジュニア営業マンにトレーニングを実施する。
3. 紹介活動の実施
- 顧客とのコミュニケーション
- 営業マンが顧客との会話の中で紹介プログラムを紹介し、協力を依頼する。
- 紹介の受付
- 顧客からの紹介情報を受け取り、システムに登録する。
- 紹介のフォローアップ
- 紹介された見込み客に対して、速やかにフォローアップの連絡を行う。
4. 紹介の管理と追跡
- 紹介情報の記録
- 受け取った紹介情報をCRMシステムに記録し、進捗状況を追跡する。
- 進捗管理
- 紹介された見込み客の状況を定期的に確認し、必要に応じて営業戦略を調整する。
5. インセンティブの支払い
- 成約の確認
- 紹介された見込み客が成約した場合、その成約を確認する。
- インセンティブの計算
- 成約に基づいてインセンティブを計算し、対象の営業マンに通知する。
- インセンティブの支払い
- 規定に従って、営業マンにインセンティブを支払う。
6. プログラムの評価と改善
- プログラムの評価
- プログラムの実施結果を定期的に評価し、目標達成状況を確認する。
- フィードバックの収集
- 営業チームからのフィードバックを収集し、改善点を洗い出す。
- プログラムの改善
- 収集したフィードバックを基に、プログラムの改善策を検討し、実施する。
業務フローチャートの例
以下に、業務フローを図式化したフローチャートの例を示します。
- プログラムの設計と準備
- 目標設定
- インセンティブの決定
- プログラムのルール作成
- ツールとシステムの準備
- 営業チームへの周知とトレーニング
- プログラムの説明会
- ベテラン営業マンの役割
- ジュニア営業マンのトレーニング
- 紹介活動の実施
- 顧客とのコミュニケーション
- 紹介の受付
- 紹介のフォローアップ
- 紹介の管理と追跡
- 紹介情報の記録
- 進捗管理
- インセンティブの支払い
- 成約の確認
- インセンティブの計算
- インセンティブの支払い
- プログラムの評価と改善
- プログラムの評価
- フィードバックの収集
- プログラムの改善
これらのステップを業務フローとして視覚化することで、紹介プログラムの実施プロセスがより明確になり、効率的に運用できるようになります。フローチャートの具体的な図が必要な場合は、お知らせください。
かなり詳細に、ここまで出してくれるのですね。
ChatGPT-4oに、潜在顧客のリスト作成を聞いて掘り下げた。
面白いので、もう少し掘り下げて、上記の一番上にある「潜在顧客のリスト」作りを聞いてみましょうか。
【聞いてみた】
ありがとうございます。
3. 紹介活動の実施
1. 顧客とのコミュニケーション
• 営業マンが顧客との会話の中で紹介プログラムを紹介し、協力を依頼する。
2. 紹介の受付
• 顧客からの紹介情報を受け取り、システムに登録する。
3. 紹介のフォローアップ
• 紹介された見込み客に対して、速やかにフォローアップの連絡を行う。
について、 想定できるトークスクリプトを出してもらえますか。 これを用いるのは、主に3年目くらいまでの若手営業マンとします。
【ChatGPTの回答】
以下に、主に3年目までの若手営業マン向けのトークスクリプトを示します。これにより、営業マンが顧客とのコミュニケーションを円滑に進め、効果的に紹介プログラムを実施できるようになります。
1. 顧客とのコミュニケーション
スクリプト例
営業マン: 「こんにちは、〇〇様。今日はお時間をいただきありがとうございます。」
顧客: 「こんにちは、どういたしまして。」
営業マン: 「〇〇様、今回はお話ししたいことがございまして。私たちは現在、紹介プログラムを実施しております。これは、既存のお客様にご紹介いただいた方が新規のお客様となった場合、〇〇様に特別なインセンティブを提供するものです。」
顧客: 「そうですか、具体的にはどのようなインセンティブがあるのでしょうか？」
営業マン: 「はい、ご紹介いただいたお客様がご成約された場合、〇〇様には[具体的なインセンティブ内容]をプレゼントいたします。このプログラムは、〇〇様のご友人や知人にも喜んでいただける内容となっております。」
顧客: 「なるほど、それは良いですね。」
営業マン: 「ありがとうございます。もし周りにご興味をお持ちの方がいらっしゃいましたら、ぜひご紹介いただけますでしょうか？ご紹介いただけると、私たちも大変助かりますし、〇〇様にも喜んでいただけると思います。」
顧客: 「わかりました、考えてみます。」
営業マン: 「ありがとうございます。では、後ほど詳しい情報をメールでお送りいたしますね。それでは、今後ともよろしくお願いいたします。」
2. 紹介の受付
スクリプト例
顧客: 「先日話していた紹介の件ですが、知り合いに興味を持っている人がいます。」
営業マン: 「ありがとうございます！具体的なお名前や連絡先を教えていただけますか？」
顧客: 「〇〇さんという方で、連絡先は□□□-□□□□-□□□□です。」
営業マン: 「ありがとうございます。〇〇さんの情報を早速システムに登録させていただきます。ご紹介いただき本当にありがとうございます。」
3. 紹介のフォローアップ
スクリプト例
営業マン: 「こんにちは、〇〇様。先日、□□様からご紹介いただきました△△です。」
見込み客: 「こんにちは、□□さんから話を聞いています。」
営業マン: 「ありがとうございます。□□様から、〇〇様が弊社のサービスにご興味をお持ちだと伺いました。お話を伺いながら、具体的なご提案をさせていただければと思います。少しお時間をいただけますか？」
見込み客: 「はい、大丈夫です。」
営業マン: 「ありがとうございます。それでは、まず〇〇様のニーズやご希望についてお聞かせいただけますでしょうか。」
このスクリプトを使用することで、若手営業マンが自信を持って紹介プログラムを実施し、効果的に顧客とのコミュニケーションを図ることができます。適宜、自社の状況や顧客の反応に合わせてカスタマイズすることをお勧めします。
特に具体的な内容を仮定しないプレーンなケースですが、これが数十秒で出てくるというのは、かなりの完成度です。
現実解：人間的な運用がカギ
実際のところ、筆者が仕組み化でマニュアル作成を指南するときは、「その組織で自走できる」ようになる自作のマニュアルを、組織内で作ってもらいます。
また営業の仕組みを作る指南をする際は、営業に先立って「コンセプトデザイン（欲しい！と手を挙げてもらうための得意技の立て付け）」と「カスタマーサクセス（お客様の成功）」を先に用意します。
生成AIだけで作ったものをそのまま使うことは難しいですが、叩き台となる文書の作成が一瞬で完了するというのは、相当な威力です。
とすれば、組織の実情に即して内容をアップデートさせることや、更に大幅に加筆することは、生成AI単独の話ではない、とても人間的な「作り手」としての運用です。
人間にしかできないことに特化し、「作り手」であり続ける。
生成AIがいくら人間の眼前の状況を変えようとも、人間そのものの強みは変わりないのです。
boxcox.net、遠藤武。