「スタッフが動かない…」
そう悩む経営者さんに、ぜひともおすすめしたいのは、
ラクをするための努力をいとわないで欲しいという1点に尽きる。
仕事を仕組み化したいなら、
ラクをするための努力が必要だ。
具体的に言うと、動き方をA4用紙1枚にまとめればいい。
A41枚に、最大で7つのToDoを書いて、1セットの仕事にまとめるのだ。
1つのToDo項目を、15-40文字くらいで書き、
それを手順としてしまう。
人間は面倒くさがりだから、
それくらいしシンプルにまとめるほうが、
書く側にも読む側にもやさしい。
例えば「懇親会の準備と運営」について仕組み化するために、
マニュアルをつくるなら、このような具合だ。
必要なモノ：食事、ドリンク、紙皿、紙コップ、ペーパータオル、ゴミ袋
必要なヒト：弁当屋さん、お客様
「何分で」の所要時間は、
・数秒で終わるなら5分
・5分で終わるなら15分
・15分かかるなら30分
のように多めにとっておけば、
動けないスタッフでも、
次とるべきToDoのハードルが下がる。
また、冒頭に、
「必要なモノ」「必要なヒト」
を表示しているので、
何が必要かが最初にわかる。
ふだんやっていることを、
この程度でサッとまとめればいい。
完成度を狙わず、とにかく書ききってしまう。
必要があれば、また書き直せばいいし、
書き直す過程のコミュニケーションこそ、
実は仕組みの成長に最も重要だ。
行動しやすくする仕組みを持っておけば、
実は思いのほかラクに動けるのであり、
ラクに動くための仕組みは、
実は思っているよりラクに書いてしまっていいんだよね。
boxcox.net、遠藤武。